La dématérialisation des factures s'impose aujourd'hui et sera progressivement appliquée dans toutes les entreprises, suite à la mise en place de l'article 56 de la loi de finances entre 2023 et 2025. A cette dématérialiation de factures, se greffe la piste d'audit fiable qui a pour vocation de tracer la vie d’une facture, accompagnée de tous les documents qui gravitent autour. En d'autres termes, mettre en place une piste d'audit fiable, c’est pouvoir justifier du parcours numérique d'une facture.
Pour pouvoir mieux comprendre les risques digitaux potentiels liés à ce type de document, nous vous décrivons un cas concret, en vous invitant à découvrir une mise en situation.
Imaginez que vous êtes Gérard, le responsable du magasin ConfectionStyle BOTY RUSCH (client). Vous commandez à votre fournisseur une commande du tissu à LITEXT (société de fabrique de tissus).
Vous envoyez directement un bon de commande à votre contact, qui est Alice, responsable Achat de chez LITEXT.
Alice signe à réception le bon de commande (BC) et donne l'ordre d'exécuter cette commande.
Dès l'instant où l'ordre est donné, une serie d'actions se déclenche que nous avons volontairement simplifié au maximum dans le cadre ci-dessous.
1. LITEXT prépare la livraison.
2. Alice génére le bon de livraison (BL) et le signe.
3. Gérard reçoit la livraison, contresigne le BL et le renvoie à Alice.
4. Alice génére et signe la facture (FA).
5. Alice créé le dossier PAF comprenant : FA, BC, BL, le signe.
6. Alice vérifie sous paxpar que tout est conforme (avant l'envoi de la facture).
7. Gérard, à réception du PAF, vérifie sa conformité avant de payer la facture.
Suivi d'un échange téléphonique entre Gérard et Alice.
Bonjour Alice, tu as entendu parler de Check Your Fabric ?
Oui, bien sûr. Pourquoi ?
Ah, je ne comprends pas trés bien l'apport de ce nouveau service.
Je vois, donnes moi 2 minutes pour te montrer les situations où il peut nous faire gagner du temps et éviter des litiges
Au départ, nous pensons tous obtenir systèmatiquement la bonne facture avec les bonnes pièces jointes. Pour en être sûre, je dépose mon fichier pdf sur le service CheckYourFabric et j'obtiens en un seul click, le résultat sous forme d'une checklist.
Si tu veux voir que les non conformités, il te suffit de le sélectionner et le tour est joué. Si tu veux connaitre le détail, cliques sur une des non conformités et de proche en proche, tu auras plus de détails.
Imagines que le montant total de la facture reste inchangé. Mais une erreur s'est glissée sur la quantité et le prix ne correspond pas aux quantités et aux coûts d'origine, sur le BL et le FA.
Maintenant, mets toi dans la peau du client, qui modifie volontairement la quantité des produits livrés. Cette modification casse la signature initialement appliquée par l'entreprise Tholga. Le client décide d'imiter la signature électronique.
Sinon, un cas plus fréquent : La livraison est initialement prévue en Chine (ce qui signifie que le taux de TVA est à 0), puis au dernier moment, il est demandé à ce que la livraison soit faite en France (le taux de TVA à appliquer est donc défini par la réglementation française). Or le bon de livraison et la facture ont été édités donc le taux de TVA reste à 0.
Tu te souviens du cas où l'un des articles de la facture était un produit DERMA, nous devions fournir l'analyse de laboratoire du produit concerné en pièce jointe.
Oui, bien vu, le cas de la facture qui comprend un produit DERMA **ET** est à destination d'un client en Chine. On doit donc fournir deux éléments en pièce jointe : une analyse laboratoire du produit concerné **ET** une photo du colis prêt à être expédié.
